Transfert de la ligne


Le transfert de la ligne de votre cabinet sur une ligne personnalisée se fait
de façon ponctuelle selon vos besoins :
? quelques heures par jour,
? quelques jours par semaine
? quelques semaines par mois
? quelques mois par année
? ou en remplacement de la secrétaire pendant ses jours de repos et congés
? ou tout simplement à la place du répondeur

de façon permanente en la transférant même pendant vos consultations :
Pour vous délester de la prise en charge des appels que vous devez gérer pendant vos consultations avec la possibilité de vous passer les communications de vos patients après filtrage

Le décroché


Notre équipement téléphonique permet de vous attribuer une ligne personnalisée (sans supplément tarifaire) avec comme réponse au décroché :
(exemple) « Cabinet Médical du Docteur???, bonjour » ou toute autre réponse de votre choix

La saisie de vos appels


La saisie de vos appels soit :
? les rendez-vous et les visites à domicile
? création, annulation, report
? les messages

se fait directement sur notre logiciel spécialisé à la gestion des agendas médicaux.
Lors de l?enregistrement de l?appel, nous saisissons principalement le nom, le prénom et le téléphone.
Il est possible également de noter l?adresse, la date de naissance, le motif de l?appel, etc?

La gestion des appels est personnalisée selon vos propres instructions et consignes ponctuelles ou permanentes.

La transmission de vos appels


Avec notre système informatique, vous pouvez avoir connaissance de vos appels reçus par :
? la connexion par internet en temps réel
? l'envoi de SMS
? l'envoi d'un fax
? la voix directe d'une secrétaire

La transmission de vos appels


Aucun achat de logiciel ni d'installation spécifique pour y avoir accès.
Avec une simple connexion, un code et un mot de passe, vous accédez à tous vos appels et à votre agenda.
Vous pouvez vous connecter de :
? n?importe quel endroit
? avec n?importe quel matériel informatique : ordinateur fixe ou portable
? sur n?importe quel matériel de téléphonie portable et mobile avec accès internet

Vous pouvez également
? visualiser les nouveaux appels (rendez-vous, visites, messages) en temps réel dès leur saisie par nos secrétaires
? modifier votre planning (ouvrir ou fermer des créneaux horaires)
? saisir les rendez-vous que vous avez pris vous-même ou les modifier

et aussi consulter
? la liste de vos patients et leur historique (adresse, téléphone, dates des rendez-vous précédents, etc?)
? les attentes : nouveaux appels que vous n?avez pas encore visualisés
? les mouvements : le détail des appels à des dates précises

et nous adresser des consignes ponctuelles ou permanentes.

L?envoi de SMS à vos patients pour confirmation de leur rendez-vous (en option)


Pour éviter les « trous » dans votre agenda à cause de patients ne se présentant pas à leur rendez-vous, un SMS peut être envoyé pour leur rappeler leur rendez-vous.
Les SMS peuvent être envoyés, selon vos critères :
? la veille du rendez-vous ou l?avant-veille ou à un autre jour,
? à l?ensemble des patients ou aux nouveaux patients uniquement.

Le texte du SMS est le suivant « Confirmation RDV ? (date) ? à ? (heure)?. ? Docteur ?..
Pour annulation Tél (n° du cabinet) »

La mise en place de votre agenda


Grâce à notre expérience professionnelle et à notre efficacité, la mise en place de votre agenda au sein de notre permanence téléphonique peut se faire très vite : dans la journée ou même dans l?heure qui suit un simple appel de votre part, tout dépend de votre agenda et des consignes à nous transmettre.